Номенклатура дел это собирательное понятие. Это дела организации, оформленные и хранящиеся по ГОСТу.
Что включает это понятие, как ее составить, какие функции и разновидности имеются?
Рассмотрим все подробнее далее.
Основные понятия
Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.
В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.
В подобные дела попадают:
- документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
- входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
- документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
- документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
- документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.
Основные функции номенклатуры дел
Номенклатура дел позволяет оперативным образом:
- размещать в папки и искать важные бумаги в отделе архива,
- закреплять индексы на документацию,
- ставить сроки на документах и проводить проверку их ценности,
- учитывать число пакетов дел в фирме,
- избавляться от бумаг с закончившимся сроком годности,
- распределять поступающую документацию в отдел архива,
- получать информацию о состоянии и наличии каких-то бумаг,
- получать информацию о составе с содержанием конкретной документации для рабочего процесса.
Виды номенклатуры дел
Имеется три разновидности номенклатуры дел в службе ДОУ. Каждая из них имеет свое определение, создается отделом ДОУ и выполняет конкретную функцию в нем.
Типовая
Призвана назначать состав дел, которые образуются в службе ДОУ и отделе архива у однотипного отдела компании. В ней находятся базовые разделы, которые впоследствии станут примером для создания аналогичных бумаг.
Эта номенклатура образец. Она есть у всех лиц фирмы документоведов. Но для ее создания требуется отправная точка примерный вид номенклатуры.
Примерная
Призвана установить неточный состав дел в компании, порядок их составления. Обычно обладает рекомендательным характером. По сути считается черновиком для документоведа и секретаря, которые составляют типовую номенклатуру.
В качестве примера берутся общие примеры, созданные по ГОСТу, и условно перепечатываются под текущую структуру организации и ее запросы. Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.
Индивидуальная
Призвана установить конкретный список дел для будущего состава документов. Для ее формирования в организации может применяться два принципа составления: структурный и функциональный.
Первый применяется, когда нужно разработать номенклатуру районного, городского отдела. Второй используется, когда нужно распределить основные направления работы у структурных подразделений, служб и отдельных исполнителей.
При создании любой номенклатуры за образец идет учредительная организационная документация: уставы с положениями компании, расписаниями штатных единиц, положениями об отделах, плановыми бумагами, отчетными бумагами, перечнями документации со сроками списания, номенклатурой дел за прошедшее время.
Содержательная часть номенклатуры
Номенклатура включает в себя четкие разделы отделов, которые в нее входят. Первый служба ДОУ.
В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.
В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.
По содержанию она выглядит как таблица с пятью графами.
Индекс дела
Идет первым и состоит из назначенного и подтвержденного в компании арабского кода ее направления работы по ГОСТу и порядкового арабского номера отделения. Например, у колледжа по учебной части номер 2 и код 02, как и в любом образовательном учреждении и библиотеке.
Заголовок дела
В заголовке четко должна быть отражена содержательная и составная часть документации, находящаяся в пакете с делами. Часто заголовок представлен с наименованием разновидности пакета, отправителя либо получателя, небольшим содержанием документации, наименованием места, где находятся дела, временем и копийностью.
В нем не должно быть неправдивых, невнятных названий, не связанных между собой по смыслу. Внутри разделов они прописываются по значению. Вначале помещаются заголовки управленческой и приказной документации. Потом идут названия планов, отчетов, информационной документации, бухгалтерских документов.
Количество единиц хранения
Ее заполняют по наступлению конца года в делопроизводстве, указывая количество документов в папке. Так, в одной папке может находиться не больше 250 штук бумаг. Если их больше, то заводят еще одну. Чтобы не запутаться в них, применяют дополнительный символ.
Срок хранения дела, перечень статей
Он прописывается в соответствие с базовым ГОСТом сохранности дел. В одном деле не могут находиться документы с временным и постоянным сроком хранения. Также прописывается перечень статей под сроками.
Примечания
В последней графе проставляются отметки о том, что было заведено дело, переведено в другой отдел, отредактировано, передано в другую организацию, передано на уничтожение, дополнено новыми бумагами и тому подобное. Отметки для электронных дел, в том числе их дата заведения, также ставятся.
По заполнению всех граф номенклатуру подписывает руководитель ДОУ, согласовав свои действия с отделением архива. Затем дается на утверждение начальнику. Только потом она вводится в действие и входит в состав бумаг организации.
Заключение
В целом, номенклатура дел представляет собой четкий перечень дел в компании. Она предназначена систематизировать всю документацию для упрощения работы с ней, нужна для наведения порядка в бумагах. Бывает типовой, примерной и индивидуальной и состоит из 5 граф, обязательных к заполнению.