Коммуникация — это процесс передачи информации посредством сообщения, в котором участвуют лицо, передающее сообщение (отправитель), и лицо, которому оно адресовано (получатель) или получающее сообщение. Путь между передатчиком и приемником называется каналом. Следовательно, компонентами связи являются передатчик, приемник и канал, пересекаемый сообщением.
Организация информации структурирована в сообщении. Вербальное послание дополняется и поддерживается невербальными компонентами общения.
В организационных структурах коммуникация рассматривается как средство передачи информации в сети, составляющей систему организации. В зависимости от того, как управляется информационный поток, можно охарактеризовать типы операций соответствующей организации. Таким образом, традиционная организационная структура имеет собственную коммуникацию в линейной сети, которая характеризуется:
Связь по нисходящей цепочке, по иерархической нисходящей шкале. Сообщения содержат инструкции и команды.
Восходящее общение, поддерживая ту же иерархическую цепочку, в которой сообщения содержат отчеты, запросы, жалобы.
В горизонтальном плане организации коммуникации реализуются неструктурированными и несогласованными в стратегии функционирования организации, сообщения достигают определенного иерархического суда, только если кабинет руководителя совпадает для двух или более подразделений. В этой ситуации менеджеру нужна особая способность собирать сообщения и узнавать информацию, полезную для организации.
Информация направлена на повышение производительности, избегая предложений, которые ставят работника в положение некомпетентного человека. Сообщение направляет человека в том, что он или она может сделать правильно.
Обратная связь возвращается сотруднику как можно скорее, чтобы иметь возможность держать в курсе соответствующей проблемы всех вовлеченных сторон, исправления и оценки, получающих конкретное содержание. Сотрудники знают и готовы предоставить информацию; требуемая обратная связь не имеет желаемой эффективности.
Понимание обратной связи контролируется путем выявления основных моментов, на которых поддерживается деятельность, после чего следует ряд ясных, понятных вопросов. Следует отметить, что замечание компонентов невербальной области связи помогает при приеме. Обратная связь подтверждает достоверность передаваемой информации и снижает риск возникновения неадекватности при выполнении запрошенного действия, которое затем переходит в ситуации сбоя при решении переданной задачи.
Управление коммуникацией принимает во внимание тот факт, что обратная связь с сотрудником устранит стрессовые моменты, создаваемые — в большинстве случаев — состоянием неактивного общения. Атмосфера психологического комфорта, когда каждый сотрудник четко понимает, какую роль он играет в организации и какие задачи он собирается выполнить, устраняет чувство деперсонализации и невежества личности как личности.
Люди могут получать сообщения, созвучные их представлениям о себе, их требования и ценности оживляют их сопротивление больше, чем рациональная логика. Сотруднику необходимо признание работы, которую он / она выполняет, выполнение путем подтверждения успехов. Сообщения, которые облегчают утверждение, принимаются намного легче, даже в случае более длительных усилий.
Чем больше подчиненных информируют о своем плане и перспективах учреждения, чем более они открыты для получения сообщений, тем больше у них возможностей понять их, тем больше они чувствуют себя как отдельные лица и как группа.
В эволюции науки управления цепная коммуникация дублировалась и иногда заменялась прямой коммуникацией, межличностным общением. Межличностное общение выходит за рамки игнорирования получателя сообщения как личности, способного передать доверенность, которая ему дана, оценить, что есть и что оно делает. При таком способе общения отношения подчиненного подчиненного приобретают другую перспективу, и организация развивает другие аспекты функционирования.
В специализированных работах говорится, что великие менеджеры тратят больше половины своего времени на общение с сотрудниками. Общение как процесс, с помощью которого вы отправляете и получаете сообщения, превращается в разговор и прослушивание. Слушание часто более важно и помогает получить достоверную информацию, которая выражает истинное состояние организации и дух тех, кто ее составляет. Слушая, менеджер узнает, как подчиненные понимают передаваемые им сообщения. Эта система управления режимом приема называется обратной связью или обратной связью.
В этом смысле общение становится инструментом управления, что приводит к изменению поведения обоих партнеров в организации, независимо от иерархической позиции каждого, при этом общение включает психологическое.
Обратная связь печатает изображение дороги с двусторонним движением, по которой проходит информация. Преследование по этому пути информации — передатчик-приемник-передатчик — должно быть установлено в формальном и неформальном механизме, чтобы сформировать его эффективность. Улучшение коммуникации внутри организации достигается за счет эффективной обратной связи.
Эффективность обратной связи направлена на предоставление конкретной информации для конкретной деятельности. Исключение «общего» устранит путаницу, которая может возникнуть в сознании работника, что приведет к ряду вопросов, которые не всегда выражаются из-за страха быть некомпетентным. Необъяснимые вопросы приводят к опыту и поведению, которые парализуют деятельность человека.
Эффективная обратная связь должна быть описательной, а не благодарной; описывается его деятельность или причина без использования оценочных суждений. Если менеджер понимает психологическое влияние общения, у него будет больше шансов эффективно управлять, используя креативность каждой группы или члена организации.
Горизонтальная коммуникация возникла как необходимость координации усилий организации в процессе изменений и достижения ее целей. Проект учреждения признает необходимость включения горизонтального общения и развития интерактивного общения.
Интерактивное общение делает поток информации не только от группы к группе (горизонтальное общение), но и между людьми. Было показано, что этот способ общения облегчает решение проблем посредством участия и обширных дискуссий, приводит к разрешению конфликтов, а также к положительному приобретению опыта, который пережила организация.