Для межличностного общения (менеджер — подчиненный) предлагаются следующие методы улучшения.
- уточнение, конкретизация идеи перед ее передачей подчиненному;
- для передачи информации должна быть конкретная тема, конкретная дата;
- передача информации в присутствии сотрудника о том, как вы видите, понимаете ваши будущие изменения в организации;
- передача информации, полученной от вашего менеджера;
- сообщение об ошибках и их причинах;
- обсуждение с подчиненным его трудностей в работе;
- стимулирование и выделение сотрудников;
- доведение до сведения подчиненных идеи, требующей срочного решения;
- обсуждение с подчиненными перспектив организации;
- поиск тем сотрудничества с руководителями других подразделений;
- информирование о новой цели подчиненной компании;
- раскрытие секретарем информации по основным вопросам;
- обратите внимание на использованные слова и фразы;
- контролировать жесты, интонацию и резкость во время разговора (попробуйте эффект зеркала — как работник видит и воспринимает вас);
- попытка проанализировать вас вместо подчиненных, осознать их цель, потребности, требования и т. д. (не означает, что вы полностью согласны с тем, что вы общаетесь);
- установление обратной ссылки. задать много вопросов, высказать свое мнение; объясните им, что вы хотите от них, что вы должны делать; следить за их реакцией, мимикой, жестами;
- политика открытых дверей (вы можете установить конкретное время, когда подчиненные могут выдвигать идеи, предложения и т. д.);
умение слушать и совершенствовать это.
В этой связи мы приветствуем рекомендации Кейта Дэвиса, которые мы представляем ниже.
- Не говори без перерыва;
- Помогите звонящему успокоиться, не стесняйтесь.
- Покажите им, что вы заинтересованы в обсуждении. не разговаривайте по телефону, не подписывайте документы, не обрабатывайте информацию во время обсуждения.
- Нейтрализуйте факторы, которые могут раздражать абонента.
- Используйте сочувствие и эффект зеркала.
- Будьте терпеливы, не пытайтесь сэкономить время.
- Контролировать свои эмоции
- Не позволяйте конфликту разразиться.
- Поощряйте оратора говорить, задавать вопросы.
- Не говори постоянно, слушай.
Зоны связи. Для оптимального общения между двумя или более людьми были установлены области связи, которые необходимо соблюдать.
- Знай много тем.
- Он в курсе главных новостей в стране, мире.
- Это не надоедает звонящему.
- Это гибкий.
- Принимаю и умею делать комплименты.
- Он адаптируется к другой стороне.
- Это не исправляет, не прерывает собеседника.
- Посмотрите на правильного собеседника в глаза.
- Он утверждает, основываясь на знаниях и опыте.
- Организационные коммуникации и пути их улучшения
Помимо барьеров, упомянутых в межличностном общении, существуют также организационные барьеры (в организационном общении). Они могут появиться в результате использования следующих тем для обсуждения. Мы выделяем следующие барьеры в организационном общении.
- Искажение информации в организации может быть сознательным или непреднамеренным, и оно определяется несколькими факторами.
- Больше управленческих уровней
- Обработка и фильтрация информации. обрабатывается не все, а только одна часть; его недостаточный выбор
- Попытка предоставить информацию только начальником
- Страх наказания подчиненных
- По объективным причинам — много уровней лидерства
- По субъективным причинам — это не подходит человеку, группе людей.
Информационная перегрузка. бесперебойные потоки, потоки информации подавляют способность водителя получать, обрабатывать всю информацию. Существует необходимость в его выборе, но высока вероятность не выбора необходимой или самой важной информации.
Неэффективная организационная структура. Если структура организации плохо продумана, возможности менеджера планировать и достигать желаемых результатов значительно уменьшаются из-за многих уровней, слабого сотрудничества и координации, отсутствия использования принципов делегирования.
Следующие модели могут быть упомянуты как способы улучшения организационной коммуникации.
Регулирование информационных потоков. Руководители должны быть в состоянии выбрать полезную и важную информацию, чтобы дозировать ее для своих подчиненных.
Лидерские действия. Поддержание официальных контактов с подчиненными. Они включают в себя различные встречи между руководителем и сотрудниками или деловые консультации, общие собрания и т. д. Планирование, реализация и контроль также рассматриваются как руководящие действия для завершения обмена информацией.
Внедрение и использование систем обратной связи. Эти системы являются частью информационной системы управления и контроля. Одним из них является поток информации сверху вниз и наоборот. Другим вариантом является участие работников. В результате этих разговоров водитель может получить информацию о множестве проблем.
Системы сбора предложений. создание внутри организации
призвать к анонимному представлению предложений; создание телефонной сети, через которую работники будут подключаться (анонимно), получая ответы на интересующие их вопросы; создание групп руководителей и рядовых работников для решения общих проблем.
Рассылка новостей. Крупные организации обычно каждый месяц
публикует такие бюллетени, которые содержат важную информацию для работников.
Современные информационные технологии. Последние достижения в области технологий в корне меняют обмен информацией внутри организации. Использование компьютеров, электронной почты оказывает большое влияние на информацию.
Использование видео технологий на конференциях, совещаниях и т. д